Художник не тогда знает, что он достиг совершенства, когда нечего добавить, но когда нечего больше отнять (Антуан де Сент-Экзюпери, Civilization IV)
Сегодня мы поговорим о презентациях. Не о тех, на которые собирают кучу народа, поят их и кормят и раздают всякие подарки. А о тех, которые показывают в виде слайдов разным людям, чтобы убедить их в чем-либо. Например, убедить их выделить вам определенную сумму денег на некий проект. Или поставить пятерку за дипломную работу. Или присвоить вам первое место за участие в конкурсе некой учебной программы для школьников младшего возраста. Или подписать контракт на поставку большой партии товаров. По большому счету, неважно, в чем именно мы должны убедить этих людей. Цель одна - презентация должна понравиться.
Можно долго спорить о том, что важнее: эмоциональное восприятие презентации или правильность ее содержимого, но по опыту я совершенно точно могу сказать: даже если вы изобретете машину времени, грош цена вашему открытию, если вы преподнесете все это в такой презентации, которые обычно делают 95% людей. Никто даже не вздрогнет, когда вы будете показывать 119-й слайд с надписью "Величайшее открытие в истории человечества".
Дело в том, что для большинства людей такой способ преподнесения информации, как презентация, слегка непривычен. Нас же в школе как учили - пойти в библиотеку, списать нудную статью из Большой Советской Энциклопедии, в которой ничего не понятно, и вообще, уснуть можно. Постараться растянуть это на максимальное количество листов, для объема. Обвести все листы цветным фломастером (если еще все листы цветочками изрисуешь - это вообще высший пилотаж, сразу "5" гарантирована). Потом приходишь в класс, тебе дают 5 минут, и ты в течение 20 минут стоишь у доски и бубнишь со своих листочков что-то непонятное и до невозможности скучное. Потом получаешь свою оценку, в зависимости от того, насколько твои листочки фломастерами изрисованы, и довольный плюхаешься на место.
Этот способ подачи информации мы с вами по инерции переносим на любые другие обстоятельства в нашей жизни. Хотя, если задуматься, ну смешно же, ей-богу: взрослые люди скачивают из интернета, перепечатывают из книг огромное количество информации, все это запихивают в 198 слайдов, нашлепывают совершенно не относящиеся к теме картинки для "лишь бы были" и потом, на полном серьезе, пытаются с этим выступать. Да еще детей этому учат. Ладно еще, когда это делается для проформы (и то, самим не жалко убивать кучу времени на такую муть?). А если правда нужно убедить кого-то в чем-то и заранее результат не предопределен? А если еще, не дай Бог, комиссия склонна говорить скорее "нет", чем "да"? Нет уж, ну его нафиг, давайте разбираться, как сделать презентацию, которая срежет любую комиссию наповал (особенно на фоне других участников мероприятия, которые 100% придут с вышеописанным).
Итак, правило 1:
Презентация - это не то же самое, что текстовый документ!
Как обычно, из правила делаем выводы:
- Не пихайте в презентацию текст, кроме жизненно необходимых поясняющих надписей к рисункам и схемам. Потому что всё, что вы напишите - вы заведомо теряете. Потому что никто не будет ничего читать на слайдах никогда! "А как же текст, который я читаю?", - спросите вы. Так вот, вы его и читайте (а лучше - рассказывайте)! Нечего его еще и на слайдах дублировать. Чай, не для дебилов выступаете. Если необходимо, обеспечьте аудиторию раздаточными материалами, например, рекламными буклетами о товаре или листами с расчетами.
- Лучше используйте рисунки, схемы, фотографии, диаграммы - так уж устроен человек, что картинки воспринимать гораздо проще - можно с одного взгляда охватить весь слайд и сразу всё понять. Любую текстовую информацию старайтесь заменить наглядной картинкой. Картинки всегда можно найти в интернете, схемы легко нарисовать в том же Word-е, а в Excel можно сделать любую диаграмму.
Правило 2:
Регламент, регламент и еще раз регламент!
Взрослые люди могут нормально воспринимать один доклад в течение 7-15 минут, причем лучше 7, чем 15. В крайнем случае, когда по-другому совсем невозможно, 20 минут (тогда презентацию нужно будет делать более веселой по характеру и даже с юмором, где уместно). Но всё, что будет длиться дольше 20 минут, гарантированно окажется в мусорном ведре. Чем больше выступающих, тем меньше времени для каждого. Это правило очень строгое, как хотите, так вертитесь, но его нарушение обеспечивает вам стопроцентный провал.
Один слайд, в зависимости от содержащейся в нем информации, можно воспринимать 10-30 сек. Дольше - интерес потерян, клиент ушел/уснул. Меньше - никто ничего не успел понять, интерес потерян, клиент ушел/уснул.
Правило 3:
6 х 6
- Иногда текстовая информация всё же нужна.
- Тогда не будем от нее отказываться.
- Просто применим правило "шесть на шесть".
- Не более шести строк на слайде.
- Не более шести слов в строке.
- И зрители будут нам благодарны.
Правило 4:
Червяк должен нравиться рыбе, а не рыбаку!
Одна из самых распространенных ошибок в презентациях: презентующий старательно запихивает в презентацию всю информацию, которую он хочет дать. Но, дело в том, что презентация должна состоять из той информации, которую зритель хочет взять!
Например, презентация должна представить потенциальным покупателям некий товар. Не загружайте бедных клиентов десятью слайдами о том, какой ваш товар замечательный, с перечислением всех конкурсов и выставок, в которых он когда-либо участвовал, а также всех его технических характеристик. Все понимают, что вы очень гордитесь своим товаром, но, как это ни печально, это никому не интересно! Гораздо эффективнее будет преподнести товар с точки зрения "а что он мне, как покупателю, даст?" или "почему именно этот, а не у ваших конкурентов?". И всё это лучше картинками. Например, можно в виде диаграммы изобразить экономический эффект от приобретения вашего товара. Хотите похвастаться регалиями - добавьте картинки ваших медалей в начале презентации, расписывать их нет нужды. И дайте им с собой красивые буклеты.
Однажды нам нужно было приготовить презентацию факультета для выставки образовательных учреждений. Сначала мы, было, ринулись по инерции делать, как это обычно принято: расписывать, какой наш факультет замечательный, сколько у нас преподавателей с ученой степенью и т.д. А потом подумали, что люди, ведь, не за этим в институты поступают. В итоге, вместо всех этих скучных слайдов со статистической информацией появились два довольно забавных и наглядных слайда, которые в виде картинок рассказывали о том, что абитуриенту даст получение профессии на нашем факультете. Один слайд последовательно показывал картинки разного транспорта, соответствующего росту по карьерной лестнице после получения профессии (на первой картинке был трамвай, а на последней - "Бентли"), а второй слайд говорил о другой профессии, и чтобы не повторяться, был представлен ряд домов (от "хрущевской" многоэтажки до личного особняка). Как видите, эти слайды отвечали всем требованиям: текста почти нет (кроме надписей должностей), времени на восприятие такого слайда нужно очень мало, а такая информация гораздо более интересна потребителям, чем хвастовство своими показателями. К тому же слайды получились немного юморными, а уместный умеренный юмор - это всеобщий язык, английский и эсперанто курят в сторонке.
Просто постарайтесь посмотреть на свою презентацию глазами потребителя: "мне это нравится?", "мне это интересно?", "смогу ли я принять решение без этой информации?", "хочу ли я смотреть дальше?".
Правило 5:
Вы должны управлять презентацией, а не она вами
Не стоит выставлять в презентации смену анимации по времени. Мало ли что случится - кто-то задаст вопрос, сами запнетесь, и кадр сменится не в нужный момент. Сделайте смену кадров и анимации по щелчку, и сами управляйте процессом. При этом продумайте, чтобы управление было удобным. Будет неудобно, если для смены кадра вам придется подбегать к компьютеру или махать кому-то рукой. Лучше, чтоб компьютер стоял рядом с вами, и на экране монитора вы видели то же, что проецируется позади вас на экране проектора, чтобы не озираться сиротливо по сторонам. Если есть возможность, постарайтесь воспользоваться специальным дистанционным пультом управления или хотя бы радиомышкой. Если нет, просто продумайте расположение компьютера относительно себя.
Обязательно сделайте в презентации кнопки для перемещения по слайдам назад-вперед. Вдруг кто-то попросит вернуться на несколько слайдов назад и пояснить что-то. Или в процессе вы поймете, что нужно пропустить несколько следующих слайдов. Не позволяйте всяким дурацким неожиданным обстоятельствам выбить вас из колеи, поводов для волнений и так будет предостаточно, одно только публичное выступление само по себе не даст расслабиться.
Правило 6:
Выучите свою презентацию наизусть и держите в руках план выступления
Как бы хорошо вы ни знали свою тему, не поленитесь выучить свою презентацию наизусть, причем всю, дословно, начиная со слов "Здравствуйте, уважаемые члены государственной аттестационной комиссии!" или что у вас там будет, по обстоятельствам. Помните: каждый экспромт должен быть тщательно подготовлен заранее. Нет лучшего средства от волнения на публичном выступлении, чем хорошее знание своей речи. Вы потратите на это, максимум, полчаса, а после выступления будете себе очень благодарны. Конечно, это возможно только, если вы взялись за презентацию не в последнюю ночь. Тут всё зависит от вашей цели. Если ваша цель - убедить людей в чем-либо - вы найдете на это время. Если ваша цель - выступить для галочки, то можете вообще не париться. Прокатит любое выступление, можете смело читать по бумажке. Это будет выглядеть позорно, но вам же все равно.
При этом не забудьте обзавестись шпаргалками. Лучше всего сделать карточки, как раз по одной карточке на каждый слайд. На каждой карточке кратко наметьте основные моменты - вы же будете знать свою речь наизусть, поэтому записывать ее всю, дословно, нет необходимости. Просто, если что-то или кто-то собьет вас с мысли, подгляните в карточку и продолжайте. Будет супер, если сможете сделать цветные карточки. Лишний раз не запутаетесь, да и зрительная память вытащит из дебрей мыслительного процесса, если что. Карточки лучше сделать размером примерно с ладонь - и смотрится хорошо, и перелистывать их удобно. Это гораздо лучше, чем держать перед собой несколько страниц А4 распечатанной речи и рыскать в них, блуждая среди трех сосен.
Правило 7:
Начинайте приготовление презентации с плана
Ну, вот теперь, когда основные моменты ясны, можно приступать к изготовлению слайдов. И первый этап в этой работе - это план! Накидайте на бумаге план вашей презентации, о чем вы хотите рассказать. Лучше, если каждый пункт плана будет поставлен в виде вопроса. Например:
- Зачем я устраиваю эту презентацию (в случае с дипломной или курсовой работы здесь будут цели и задачи, в случае презентации товара так и скажете - показать, что наш товар подходит вам больше, чем аналогичный у конкурентов)?
- Что представляет собой товар/объект моего исследования?
- Каковы его основные отличительные особенности/особенности внедряемой мной системы?
- Чем он лучше существующих аналогов/какие задачи должна решать система?
- Чем обеспечиваются его превосходные качества/какими свойствами она должна обладать?
- Каковы гарантии/как я обеспечиваю выполнение функций системы?
- Что я должен сделать, чтобы приобрести этот товар прямо сейчас/каковы результаты внедрения системы?
Соответственно, ответом на каждый вопрос являются 1-3 слайда. Значит, теперь рисуем квадратики и в них вписываем, что в них будет. Например: №3 - 3D-анимация принципа работы станка, №4 - диаграмма влияния точности реза на расход материала. И помните: лучший ответ - наглядный. Не стесняйтесь использовать фотографии, короткие видеоролики, анимации, диаграммы, схемы и т.д.. Лучше 1 раз увидеть, чем 100 раз услышать. Диаграммы необязательно делать математически точными, главное, чтобы они давали необходимое представление. Например, приводите диаграмму расходов на изготовление продукции до приобретения вашего станка и после. Совсем необязательно приводить здесь 50 листов сложных экономических расчетов, достаточно просто на глаз нарисовать 2 столбика, один из которых будет в 5 раз выше другого (конечно, эта информация должна быть достаточно достоверна, и вы должны быть готовы ответить на вопрос аудитории о том, как вы получили эти цифры).
Теперь, когда схема презентации готова, можете приступать к ее компьютерному исполнению. Не стесняйтесь пользоваться шаблонами, они значительно облегчат ваш труд, тем более, там и дизайн уже продуман. Не увлекайтесь излишними украшательствами и разными эффектами анимации - люди придут посмотреть не на то, сколько видов шрифтов и эффектов анимации в PowerPoint вы знаете.
Пользуйтесь подсознательным восприятием цветов для обозначения нужных моментов. Например, производительность труда до внедрения вашей автоматизированной системы выделяйте красным цветом, а после - зеленым. Давите на психику (в хорошем смысле этого слова).
Важный момент! Раз уж вы с помощью презентации убеждаете кого-то в чем-то, то последний слайд должен служить руководством к действию или итогом проведенной вами работы. Например, в случае презентации товара: "Чтобы получить проект договора, обратитесь к нашему специалисту" (если презентация высылается по электронной почте, а не демонстрируется лично, то еще и телефончики туда впишите). Прикольный прием, который мы однажды использовали в презентации станков: "Пока вы смотрели эту презентацию, каждый наш клиент заработал при помощи нашего станка 14 тысяч рублей чистой прибыли" (естественно, цифра была рассчитана, а не взята с потолка, а то можно и по морде получить). Для учебной работы в последнем слайде нужно подытожить результаты своей работы: "В результате внедрения моей информационной системы производительность труда увеличилась в 5 раз, расходы сократились в 3 раза, количество ошибок уменьшилось на 90%".
После окончания работы над презентацией просмотрите ее несколько раз так, как будто вы ее впервые видите. Обратите внимание на время: все ли вы успеваете воспринять? Не слишком ли затянуто? На этом этапе лучше всего подключить людей, которые действительно будут впервые это видеть. Обратитесь к друзьям, коллегам, родителям. Когда они будут смотреть презентацию, смотрите на их лица, а не на экран. Спросите, что их смутило, что было непонятно, приятен ли был дизайн, успели ли рассмотреть картинки и ролики.
Резюме:
- Текст, который вы рассказываете, держите у себя в голове, а не на слайдах.
- Делайте презентацию с учетом регламента.
- Если необходимо внести на слайд текстовую информацию, помните правило "6х6".
- Презентация должна быть интересна аудитории, а не вам.
- Пусть слайды сменяются по вашему сигналу и в нужном вам порядке, а не автоматически - мало ли, что.
- Текст, который вы рассказываете, держите у себя в голове, а не в стопке бумаги в руках.
- Начинайте с плана. Заканчивайте пробным просмотром.
Комментариев нет:
Отправить комментарий